Privacy

De gemeente De Bilt respecteert uw privacy. Als u contact opneemt met de gemeente, een product aanvraagt of bijvoorbeeld een zorgaanvraag indient, verwerkt de gemeente persoonsgegevens. U moet er vanuit kunnen gaan dat de gemeente zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens en privacy. 

Wat zijn persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan wij alle informatie die over u als privépersoon gaat en die tot u is te herleiden.

Zorgvuldigheid, behoorlijkheid, juistheid

Persoonsgegevens vragen wij op uit authentieke bronnen of bij u zelf. Daardoor is de kans op fouten bij de registratie klein.

Rechtmatigheid

Onze informatiesystemen zijn of worden zo ingericht dat alleen persoonsgegevens worden verzameld voor een omschreven doel. In de meeste gevallen verwerken wij persoonsgegevens om onze wettelijke taken uit te voeren. Soms verwerken wij persoonsgegevens enkel omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
Gevoelige gegevens over ras, etnische afkomst, genetische, biometrische of gezondheidsgegevens of gegevens over seksuele gerichtheid maar ook het Burgerservicenummer leggen wij in principe niet vast. In een aantal gevallen is die noodzaak er wel, bijvoorbeeld bij vingerafdrukken voor een identiteitsbewijs en gezondheidsgegevens voor ondersteuning en (jeugd) hulp.

Wij verwerken alleen die persoonsgegevens van u die nodig zijn om onze taken te kunnen uitvoeren.

Bewaartermijn

Als bewaartermijnen bekend zijn, staan deze opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht over uw persoonsgegevens.
Als wij met collega’s moeten overleggen over uw zaak en er staan gevoelige persoonsgegevens over u in het dossier, dan delen wij die gegevens alleen als dat noodzakelijk is.

Persoonsgegevens delen 

Als wij persoonsgegevens moeten uitwisselen met (keten)partners, zoals bijvoorbeeld zorginstellingen of politie, dan zorgen wij voor het vastleggen van regels over privacybescherming. Met partijen die voor en namens ons uw persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Daarin zijn afspraken opgenomen over de eisen die gelden voor de verwerking van persoonsgegevens. Dat zijn dezelfde eisen als waaraan wij zelf moeten voldoen.

Register van verwerkingsactiviteiten

Wij hebben een Register van verwerkingsactiviteiten (PDF) van persoonsgegevens. Dat geeft een overzicht van alle soorten verwerkingen voor de uitvoering van onze taken. Dit register is openbaar.

Privacyrechten

U heeft ook rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Zo heeft u bijvoorbeeld het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u bewaren en waarvoor, maar ook het recht op inzage en wijziging van deze gegevens. Meer informatie over uw rechten en hoe u uw recht kunt uitoefenen leest u in op de pagina Uw privacyrechten.

Datalekken

Als er een datalek is, treedt direct ons datalekprotocol in werking. Wij stellen u op de hoogte bij een ernstig datalek waarbij uw persoonsgegevens zijn betrokken. Wij doen er alles aan om de gevolgen van een datalek te beperken en herhaling te voorkomen.

Bewustwording medewerkers

Wij werken aan de bewustwording van privacygevoeligheid van onze medewerkers door dit regelmatig onder de aandacht te brengen en met richtlijnen en instructies. Daarvoor hebben wij privacyjuristen en een functionaris gegevensbescherming (FG) in dienst.

Functionaris gegevensbescherming

Voor het toezicht op de juiste verwerking van persoonsgegevens hebben wij samen met de gemeenten Bunnik, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Zeist twee functionarissen gegevensbescherming (FG’s ). De FG’s houden toezicht en adviseren ons over de bescherming van persoonsgegevens.

De FG’s zijn:

  • Jorg Nieuwenhuizen. Contactgegevens: FG@debilt.nl,  06 51 13 53 93
  • Andreas van Straaten. Contactgegevens: FG@debilt.nl, 06 53 81 90 55

Meer weten?

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat algemene informatie over privacybescherming.

Heeft u vragen? 

Heeft u een vraag over uw eigen persoonsgegevens? Neem dan telefonisch contact met ons op 030 - 228 94 11 en vraag naar de medewerker die uw contactpersoon is (geweest) voor uw zaak.

Voor algemene vragen over privacy kunt u ons mailen via info@debilt.nl.