Hotspots: bijzondere gebeurtenissen om te bewaren
Als gemeente archiveren we informatie. Archiveren is het bewaren en beheren van informatie (in welke vorm dan ook, bijvoorbeeld een tekstdocument, foto of website) om het toegankelijk te maken, zodat we in de (verre) toekomst de informatie kunnen gebruiken en begrijpen wat er is gebeurd. Maar archiveren is ook het verplicht (volgens de wet) vernietigen van vervallen informatie. Dit gebeurt op basis van een zogenaamde selectielijst waarin voor bepaalde informatie specifieke bewaartermijnen zijn vastgesteld.
Hotspots
Elke dag wordt er geschiedenis geschreven. Over alledaagse dingen maar soms zijn er bijzondere gebeurtenissen die waarvan we vinden dat de feiten, de verhalen, foto’s en filmpjes voor langere tijd bewaard moeten worden. Dit noemen we de hotspots. Een hotspot is dus een opvallende of intensieve gebeurtenis of een kwestie waardoor ‘interactie’ ontstaat: tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen inwoners, bedrijven en instellingen onderling. Een hotspot kan gaan om zowel positieve als negatieve gebeurtenissen.
Vastgestelde hotspots
Jaarlijks worden er één of meerdere hotspots vastgesteld, afhankelijk wat er speelt of heeft gespeeld. In samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum (RHCVV) zijn er onlangs een aantal ‘hotspots’ aangewezen. Dit zijn:
- Tijdelijke opvang vluchtelingen (2017)
- Boerenprotesten (2019 - 2020)
- Corona (2020-2022)
- Gasexplosie aan de Weegschaal (21 april 2022)
- Opvang Oekraïense vluchtelingen (vanaf 2022)
- Excuses slavernijverleden (2023)
- Project Spoorzone Bilthoven
Heeft u informatie over deze hotspots?
Voor de vastgestelde hotspots zoeken we informatie (bijvoorbeeld tekst, foto, filmpjes, social media of krantenberichten) zodat we een zo volledig beeld hebben van deze hotspots. Heeft u informatie voor ons over deze genoemde hotspots? Dan zouden we deze graag ontvangen zodat we zoveel mogelijk informatie over deze gebeurtenissen kunnen bewaren voor later. Wij werken als gemeente nauw samen met het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. U kunt uw informatie over deze hotspots tot 31 december 2024 daarom sturen naar info@rhcvechtenvenen.nl of per post naar RHC Vecht en Venen, naar. Hotspots gemeente De Bilt, Postbus 120, 3620 AC Breukelen. Veel dank voor uw medewerking!
Wat is archiveren?
Archiveren is het bewaren en beheren van informatie (in welke vorm dan ook, bijvoorbeeld een tekstdocument, foto, voorwerp of website) om het toegankelijk te maken, zodat men in de (verre) toekomst de informatie kan gebruiken en begrijpen wat er is gebeurd.
Welke functies hebben de archieven van een gemeente?
• De gemeente heeft ze nodig om hun taken uit te voeren
• Ze zijn nodig om verantwoording af te leggen over de beslissingen die worden genomen
• Ze hebben een bewijsfunctie en de gemeente/burgers/organisaties kunnen er rechten aan ontlenen
• Ze kunnen gebruikt worden door onderzoekers
• Ze zijn een vorm van cultureel erfgoed en kunnen gebruikt worden voor historisch onderzoek.
Wat is het verschil tussen een overheidsarchief en een particulier archief?
Overheidsarchieven worden aangemaakt door overheden, bijvoorbeeld een gemeente. Alle archieven die niet door overheden worden aangemaakt, worden ‘particuliere archieven’ genoemd. Deze archieven worden door organisaties gemaakt tijdens hun werkzaamheden en/of activiteiten. Denk aan archieven van bedrijven, stichtingen en verenigingen. Daarnaast kunnen ze door families en individuen worden gemaakt. Wanneer archieven door organisaties of privépersonen aan een archiefdienst worden geschonken, worden ze daar samen met de overheidsarchieven bewaard en toegankelijk gemaakt.
Wordt alle informatie die een gemeente aanmaakt, bewaard?
Gemeenten bewaren niet alle informatie die ze aanmaken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen permanent te bewaren informatie (informatie die uiteindelijk naar een archiefdienst gaat) en op termijn te vernietigen informatie. De bewaartermijn van informatie wordt besloten op basis van een selectielijst. De gemeente gebruikt deze om te bepalen wanneer informatie moet worden vernietigd. Er is een mogelijkheid om informatie uit te zonderen van vernietiging. Het vaststellen van een hotspot is een van de manieren waarop dit kan worden gedaan.
Wat is een hotspot?
Een hotspot is een gebeurtenis of situatie waarbij er veel interactie is tussen de overheid en de samenleving. Om hiervan in de toekomst een volledig beeld te hebben en om de gebeurtenis goed te kunnen begrijpen is het belangrijk om informatie te bewaren. Dit doen we door een gebeurtenis vast te stellen als hotspot. Een hotspot maakt het dus mogelijk om informatie als blijvend te bewaren aan te merken (zowel informatie van de gemeente als informatie uit de samenleving) zodat de archieven een vollediger beeld geven van de gebeurtenis. Deze informatie wordt op een later moment beschikbaar gesteld door het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV).
Waarom stelt de gemeente hotspots vast?
De gemeente stelt hotspots vast zodat zij een grondslag heeft om informatie uit te zonderen van vernietiging en om informatie uit de samenleving te verzamelen en veilig te stellen (in samenwerking met het RHCVV). Het is de intentie om per jaar één of meerdere hotspots vast te stellen, afhankelijk van wat er speelt. Bovendien kunnen we door jaarlijks hotspots vast te stellen tijdig informatie veilig stellen. Juist digitale informatie die snel kan worden aangemaakt en gedeeld, verdwijnt snel. Informatie wordt verwijderd of kan niet geopend worden.